پورتال سازمانی

پرتال سازمانی

پورتال هوشمند

  • FA
Tuesday, September 17, 2019

بسمه تعالی

تشریفات در روابط عمومی

             *محمدتقی اعرابی

میهمانداری در آیین اسلام و ایران

خداوند درسوره مبارکه آل عمران آیه 159 به پیامبر اکرم(ص) می فرماید: «مرحمت خدا تو را با خلق مهربان وخوشخوی گردانید و اگر تند خو سخت بودی مردم از گرد تو متفرق می شدند پس ایشان را عفو نموده و برای ایشان طلب مغفرت کن». ما با چنین آیینی زندگی می کنیم که خوشخویی وخُلق مهربان آدمی را سبب جلب و رضایت مردم می داند،البته نه با پذیرش اسلام که پیش از این هم مهمان نوازی ایرانیان زبانزد جهانیان بوده وهست.

ایرانی ها همواره برای مسافران داخلی وخارجی کشورشان احترام خاصی قائل بودند.

به طور مثال می توان اشاره نمود که در دوره هخامنشیان جاده ای به طول 2500 کیلومتر جهت سهولت در سفر ساخته شد ونمونه بارز دیگر آن جاده معروف ابریشم است که با هدف آسان تر شدن اسباب سفر ساخته شد ودر مسیر آن آب انبارها و کاروانسرا های بسیاری ساخته شد تا مسافران از آنها بهره ببرند .

ایجاد این زیر ساختها در زمان خود به نوعی از مهمترین عوامل ارتباطی به شمار می رفتند و موجب ارتباط بین مناطق و اجتماعات مختلف می گردیدند تا انسان به عنوان موجودی اجتماعی بتواند به تبادل کالا،محصولات وتبادلات فرهنگی در سطح خود بپردازد .

البته اجتماعی بودن انسانها بدین معناست که نیازمند برقراری ارتباط و زندگی کردن با دیگران است و زندگی با دیگران منتهی به برداشتها و تواناییهای خاصی است که آدمیان در گردونه جامعه پذیری می آموزند.

ارتباطات و بهتر زیستن امروزه در تمام زندگی ما رسوخ کرده است و میتوان گفت ارتباطات کلیه فعالتهای ما اعم از گفتاری،شنیداری وکرداری را در برمیگیرد به طوری که با انجام درست آن،تفهیم وتفاهم وانتقال معنی ومفهوم ازکسی به کسی یا از کسی به گروهی ویا گروهی به گروهی امکان پذیر می شود.

امروزه ارتباطات به عنوان دانشی نو ،پا به عرصه آدمیان می گذارد و هرکسی که با مهارت های آن بیشتر آشنا میگردد و آنها را به کار می گیرد توفیقات افزون تری از زندگی اجتماعی به دست می آورد که بخشی از این مهارتها کلامی و بخشی غیر کلامی است.

این مهارتهای ارتباطی می تواند از یک ارتباط ساده تا ارتباطی کاملا جدی را در بر گیرد و تشریفات خاص خود را داشته باشد.

با چنین تصویری ،آموختن مهارتهای ارتباطی برای ارتباط موثر و مفید بر هیچکس پوشیده نیست.که در این میان کسانی که در واحدهای روابط عمومی  مشغول به فعالیت می باشند به عنوان پل ارتباطی سازمان ومجموعه کاری خود و محیط برون سازمانی  می توانند با ارتباطاتی موثر ضمن بر طرف نمودن شبهات در خصوص سازمان خود اقدام به معرفی فعالیتهای سازمان خود نموده و از عکس العمل مخاطبان جهت ارائه خدمات مطلوب تر بهره مند گردند و درحقیقت "مردم داری فلسفه روابط عمومی است " و"مسئولیت ارتباط مفید وموثر برعهده روابط عمومی می باشد"

 

تقسیم بندی ارتباطات:

با یک تقسیم بندی ساده از ارتباطات می توان آن را به دو گروه بزرگ:ارتباطات کلامی و ارتباطات غیر کلامی تقسیم بندی نمود.

اندیشمندان از زوایه های گوناگون تقسیم بندیهای متفاوتی از ارتباط داشته اند،اما آشنایی با ارتباط کلامی وغیر کلامی و تاثیرات آن در روابط اجتماعی و مراعات آن در تشریفات رسمی الزامی است.

ارتباطات کلامی به طور کلی الف:نوشتاری و ب: گفتاری است و در حقیقت شامل گفتن و نوشتن می شود.

 اما بنا به اهمیت ارتباطات غیر کلامی در تشریفات لازم است که بدانیم  که ارتباطات غیر کلامی در چار چوب زمان ومکان شکل می گیرد و آدمی بر اساس شرایطی که در آن واقع شده است عکس العمل و واکنش های ناخواسته را انجام می دهد.

از طرفی با توجه به اینکه آدمیان ارتباط غیر کلامی را صادق تر از ارتطبات کلامی می دانند به آن توجه خاصی دارند پس به عنوان یک کارشناس و یا مدیر روابط عمومی توانمند باید به آن توجه ای ویژه داشته باشیم.

وضع ظاهر،حرکات چهره،حرکت بدن ،طنین صدا،و خیلی از عوامل دیگر که به آنها اشاره می گردد در برداشت نهایی افراد از ارتباطات تاثیر دارد و اعتبار نهایی را شکل می دهد.

1-لبخند و خطوط چهره،گاه از ساعتها گفتگو معنای بیشتری را منتقل می کند.

2-لباسی که هر کسی می پوشد و اشیایی که حمل می کند مبین شیوه تفکر وزندگی اوست.

3-فاصله هایی که افراد زمان برقراری ارتباط با یکدیگر دارند معنا ومفهوم جدی دارد.

4-چهره ها به آسانی با ما سخن می گویند وکمتر حقیقت را پنهان می کنند.

5-نگاه ها بیان گر مفاهیم درونی انسانها می باشند.

و . . .

**مردم داری وتشریفات:

تشریفات رسمی را معادل کلمه پروتوکل(Protocol)دانسته اند و در واقع مراسمی است که با شکوه برگزار می شود.اصطلاحVIP نیز که در این زمینه کاربرد فراوان دارد مخفف((people)Very Important Persons) به معنای اشخاص بسیار مهم است و سالنVIP جایگاهی برای استقبال،بدرقه وجابجایی وترانزیت اشخاص مهم است.

تمامی این امکانات در جهت ایجاد،حفظ و گسترش جایگاه،پایگاه،احترام،اعتبار و خوشنامی است و تمامی سازمانها سعی دارند در این زمینه یعنی کسب احترام و اعتبار جایگاه ویژه ای داشته باشند.در این میان روابط عمومی ها هستند که باید به این وجه و خوشنامی یاری رسانند زیرا روابط عمومی ها به عنوان فراهم کننده بستر ارتباطات و به جریان انداختن اطلاعات سازمانی در خط مقدم قرار دارند و البته نگاه مثبت و کارآمد مدیران در سازمانها به روابط عمومی به عنوان یک بازوی اجرایی مستعد ومشاوری عالی بستر ساز این مهم است و مبرهن است که نگاه سنتی تنها به یک روابط عمومی تنها یک پلاکارد نصب کن و یا یک واحد تشریفاتی بدون خاصیت را به وجود می آورد.

روابط عمومی ها پرستیژ،احترام،اعتبار و خوشنامی سازمان هستند و هر تصویری از سازمان در ذهن مخاطبان وجود دارد نتیجه عملکرد روابط عمومی است زیرا رکن اساسی ارتباطات سازمان چه برون از سازمان و چه درون سازمان، روابط عمومی است.

روابط عمومی را مردمداری ومردمداری را فلسفه روابط عمومی دانسته اند و از همین روی ماموریت روابط عمومی برای میهمانداری و رعایت آداب مردمداری بیشتر می شود زیرا کیفیت رابطه با افراد و موسساتی که با سازمان سر وکار دارند و اهمیت افکار عمومی به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده و امروزه همه به ارتباط ((مفید و موثر ))می اندیشند.

**تشریفات در روابط عمومی:

تشریفات هنر روابط عمومی است و بر اساس اصل اول تشریفات((همه وهمه ایده ها محترم هستند)) وبر اساس آنچه گفته شد:

"مردم داری فلسفه روابط عمومی است " و"مسئولیت ارتباط مفید وموثر برعهده روابط عمومی می باشد"

در واقع تشریفات،شکوه ،تزیین واحترامی است که در فرآیند ارتباطات اتفاق می افتد و باید جایگاه خود را در روابط عمومی پیدا کند.لذا با توجه به اینکه تشریفات در روابط عمومی عمدتاََ مربوط به مراسم می شود در زیر مجموعه مراسم قرار می گیرد.

بعضی مراسم وتبلیغات را با هم می بینند و بعضی با این اعتقاد که تشریفات عمدتاَ مربوط به امور بین اللمل و میهمانان خارجی است،معتقدند تشریفات زیر مجموعه امور بین الملل است.

اما به نظر می رسد تشریفات تنها به امور بین الملل و میهمانان خارجی مرتبط نمی شود بلکه باید در تمامی فرآیند ارتباطی سازمان مورد توجه قرار گیرد زیرا ایجاد خوشنامی و اعتبار سازمان به تمامی فعالتها، مخاطبان وافکار عمومی بر می گردد.

 

**ارتباطات غیر کلامی

با توجه به اینکه ارتباطات غیر کلامی چهره به چهره است توجه به ارتباطات غیر کلامی ضرور ی است و کارشناسان روابط عمومی باید به خوبی از تجربیات بهره گیرند . به طور کلی ((کانالهای غیر کلامی )) را می توان به انواع مختلف تقسیم کرد ازجمله:

زبان بدن(حرکت گفتاری)2-صداهای آوایی(شبه صوتی)3-فضا(مجاورت)4-زمان(زمانی)5-زیبایی شناسی(موزیک ورنگ) و..

از میان انواع کانال های غیر کلامی به فضا ومجاورت باید نگاه ویژه تری انداخت .

یکی دیگر از نکات مهم ارتباطات غیر کلامی که در تشریفات بسیار موثر است مکان برگزاری و برقراری ارتباط است.اندازه،شکل،رنگ،حرارت و ... محل در آسایش افراد بسیار موثر هستند و می توانند موفقیت یک گفتگو یا مذاکره را تحت تاثیر قرار دهند و فضای برگزاری می تواندبر کمیت و کیفیت ارتباط و نتیجه حاصله تاثیر گذار باشد.

عموما انتخاب محل نشستن افراد و طرز چیدن میزها در مکان انتخاب از اهمیت بیشتری بر خوردار است .

به طور مثال وقتی روابط ،دوستانه است و همه افراد، شان ومقامی هم مرتبه دارند،میز دایره ای را انتخاب می کنند و یا وقتی یک نفر رییس و مابقی زیر مجموعه او هستند میزT انتخاب می شود.در قسمت بالا رئیس و افراد به ترتیب مقام تا انتهای میز قرار می گیرند.

و به طور مختصر می توان عنوان کرد که برقراری ارتباطات موثر برای هر روابط عمومی پویا از مهمترین  و شاید مهمترین شاخصه باشد که با رعایت آداب و تشریفات لازم این ارتباط به بهترین شکل ممکن ایجاد خواهد شد  که نتیجه آن معرفی سازمان به عنوان سازمان فعال و توانمند می باشد.

با امید به اینکه با بهره مندی از اطلاعات و دانستنیهای روابط عمومی بتوانیم گامی موثر در ارتقاء سطح سازمان یا تشکیلات خود برداریم.

 

 

 

                                                                   * دانشجوی کارشناسی مدیریت امور فرهنگی

                                                        مدیر روابط عمومی اداره کل میراث فرهنگی ،صنایع دستی

                                                                                    وگردشگری استان سمنان

 


5.3.6.0
V5.3.6.0